Przechowujący akta pracownicze mają niecałe dwa miesiące na wpisanie do rejestru

Jak podaje regionalny rzecznik prasowy ZUS Krzysztof Cieszyński, prowadzący działalność związaną

z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm muszą być wpisani do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, prowadzonego przez marszałka województwa. Część dokumentacji przechowywana jest nadal przez firmy niewpisane do rejestru, a warunki w jakich się  to odbywa niejednokrotnie odbiegają od obowiązujących standardów.

Za dwa miesiące wchodzi w życie ustawa o e-aktach, która skraca czas obowiązkowego przechowywania akt i umożliwia ich gromadzenie także w formie elektronicznej. Wprowadza ona również wysokie kary za przechowywanie dokumentów bez wymaganych uprawnień. 

Przedsiębiorca, który nie zdąży nabyć tych uprawnień przed 31 grudnia 2018 roku będzie musiał zakończyć działalność przechowalniczą, zaś dokumentację przekazać do firmy, która takie uprawnienia posiada.

Od 1 stycznia 2019 roku za przechowywanie akt bez wymaganych uprawnień będzie grozić kara do 100 tys. zł. Ci, którzy ujawnią się i do końca roku zgłoszą do marszałka województwa wniosek o wpisanie do rejestru, nie muszą obawiać się żadnych sankcji.

Jak podkreśla Krzysztof Cieszyński, zgłoszenie jest bardzo proste. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie

o zgodności i kompletności danych oraz o spełnianiu warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej. Dodatkowo wymagany jest także dowód zapłacenia opłaty skarbowej. Sprawę można załatwić korespondencyjnie.